בלי לפגוע ביעילות: 6 עצות שיעזרו גם לכם לצאת בשעה חמש מהמשרד

"יש לא מעט סיבות לכך שחיי העבודה שלנו הפכו ללחוצים כל כך", מסבירה המומחית האמריקאית ליעילות עובדים ומחברת סדרת רבי מכר בנושא, ג'ולי מורגנשטיין. "יותר ויותר חברות נרכשות כיום תחת כנפי תאגידים גדולים, ואלו שמים להם ליעד לגייס כמה שפחות עובדים. לא רק שכמות המשימות עולה בהתמדה – גם התפקידים אשר ממלאים העובדים השונים משתנים כיום ללא הרף. בעולם שמשתנה ללא הרף, כך גם עולם העבודה. המונח 'הכל כרגיל' הפך להיות לא רלוונטי בעליל".

שוב נשארתם אחרי 17:00? | צילום: thinkstock

אז האם עלינו להשלים עם המציאות ולהסכים להאריך את שעות העבודה שלנו במידה ניכרת מדי יום? לא בהכרח. כמובן שמדובר בסופו של יום בסוגיה אשר דורשת את התייחסות החברה כולה, אך גם בטווח הזמן המיידי יש לא מעט צעדים אשר יכולים העובדים לנקוט, מיד עם שובם למשרד מחופשת החג. כמובן שגם צעדים אלה לא מבטיחים כי תסיימו את כל משימותיכם בזמן, אך הם בהחלט ישפרו את הסיכויים לכך שגם אתם תצליחו לצאת הביתה בשעה 17:00 – מבלי לפגוע בתפוקה ובביצוע המשימות שלכם.

1. תתחילו בלהבין מה אתם באמת עושים עם הזמן שלכם. התשובות עשויות להפתיע אתכם. כמו כל מערכה, הצעד הראשון חייב להיות ניתוח האויב. ובמקרה הנוכחי, ה"אויב" הוא בזבוז הזמן. לכן, כצעד ראשון – התחילו בניתוח אנליטי ומפורט של ניצול הזמנים שלכם. כתבו בדיוק כמה זמן אתם מקדישים לעבודה ביום, וכמה זמן מתוכו "מתבזבז" (תתחילו בלבדוק כמה זמן ביום אתם גולשים באינטרנט לאתרים שאינם קשורים לעבודתכם. לאחר מכן – בדקו כמה זמן אתם מקדישים לסמארטפון). עקבו בצורה מסודרת אחר כמות המשימות אשר אתם מבצעים בכל יום, כמה זמן אתם משיבים להודעות דוא"ל, ושאר מטלות "יומיומיות". לסיום, נסו להעריך כמה זמן אתם משקיעים במטלות כבדות יותר. לאחר שתצליחו להבין כיצד הזמן שלכם מתחלק – יהיה קל בהרבה לנסות ולייעל אותו.

2. החליטו אילו משימות הן "ליבת העשייה" שלכם – ובהן תשקיעו את זמנכם. אחת הרעות החולות של ימנו היא הניסיון להצליח לבצע מספר אדיר של משימות ובמקביל. במרביתם המוחלט של המקרים, ניסיון שכזה מביא הן לכישלון בהשלמת רבות מאותן משימות והן לפגיעה ממשית באיכות הביצוע של המשימות האחרות. לכן, במקום לנסות ולבצע כל משימה ומשימה ברשימת המטלות שלכם (אם עד עכשיו עוד לא הכנתם רשימה כזו – מהרו לעשות זאת), בחרו 5 או 6 "משימות ליבה". משימות אלו יהיו אלו בעלות החשיבות הגדולה ביותר, הדחיפות הגדולה ביותר, וגם אלו אשר קשורות באופן החזק ביותר לתחום עבודתכם המקורי. לאחר שתחליטו על משימות אלו – הקדישו זמן להן, ורק להן. לאחר שתסיימו את הטיפול באותן משימות תוכלו להתפנות גם ליתר המשימות.

3. שעון מעורר לא משמש רק ליקיצה בבוקר. אנשים נעזרים במגוון רחב של אפליקציות מהמכשיר הנייד שלהם כדי לייעל את עבודתם, לשפר את הפרודוקטיביות ולתזכר את עצמם ללא הרף – אך הם נוטים להתעלם דווקא מאחד היישומים המשמעותיים ביותר שיש למכשיר להציע – הוא השעון המעורר. מעבר לעזרתו במטלה הקשה מכולן (להצליח להתעורר בזמן ולצאת מהמיטה בשעת בוקר מוקדמת), השעון המעורר יכול לסייע לנו גם לאורך שעות היום הנוספות: השתמשו בו כדי להקציב לעצמכם שעת יעד לסיום טיפול במשימה, כדי לוודא כי אתם עומדים בלוחות הזמנים אשר הצבתם לעצמכם, ואפילו סתם כדי לתזכר את עצמכם באשר לשעות עגולות. מודעות גוברת לזמנים ולמידת עמידתכם בהם תסייע רבות להמשיך ולשמור על תכנון הזמנים המקורי שלכם – ולקדם אתכם לצאת מהמשרד בשעה בה עדיין תראו אור שמש ברחובות.

4. תסגרו את הדוא"ל. זו אמנם אחת העצות המוכרות ביותר בספרות המקצועית, אך לא בכדי. שורה ארוכה של מחקרים כבר הוכיחה כי דואר אלקטרוני, פייסבוק ושאר פלטפורמות להעברת מסרים מידיים הם אחד האויבים הקשים ביותר של הפרודוקטיביות במקום העבודה. הבעיה עם הדוא"ל היא שבניגוד לפייסבוק, הוא נתפס בראש ובראשונה ככלי מקצועי. אך אל תתנו לכך להטעות אתכם: כשאתם משאירים את תיבת הדוא"ל פתוחה כל העת, דעתכם מוסכת ללא הרף. כשאנו עובדים על ביצוע משימה מסוימת ומפסיקים את עבודתנו (רק לרגע) כדי לקרוא דוא"ל שהגיע זה העת – אנו פוגעים קשות ביכולת ההמשכיות שלנו וביעילות המצטברת של עבודתנו. לכן, שימרו על תיבת הדוא"ל סגורה, ופיתחו אותה רק לאחר שתסיימו את אותן "משימות ליבה" אשר הוזכרו מקודם. זו אמנם נשמעת עצה קלה ליישום, אך תתפלאו איזה פלאים היא תחולל במידת יעילות העבודה שלכם.

עזבו את הדואר | צילום: thinkstock

5. תכננו את לוחות הזמנים שלכם – 3 ימים קדימה. בסופו של כל יום עבודה הקדישו כמה דקות בכדי לתכנן את לוחות הזמנים והמטלות בהן תטפלו ב-3 שימים הקרובים. על ידי תכנון מעבר ליום המחרת בלבד, תוכלו להעריך היטב עד כמה עמוסים תהיו, ותוכלו לדעת האם תוכלו לקבל על עצמכם מטלות נוספות. בנוסף, ציפייה מוקדמת תסייע רבות בהיערכות נכונה מצדכם, ותשפר גם כן את היעילות שלכם. מנגד, תכנון ארוך טווח עשוי להפוך ללא רלוונטי, וכל חריגה מהתכנון המוקדם תהפוך לדבר נסלח ומקובל. כדי להימנע מכך, שימרו על תכנון ל-3 ימים בלבד – ועשו כל שביכולתכם כדי לעמוד בו בהצלחה.

6. קבעו תכניות מחוץ למקום העבודה. אם תשאפו לצאת מהמשרד בשעה 17:00 כדי להגיע הביתה ולהישכב מול הטלוויזיה, כנראה שגם אתם בעצמכם לא "תתאבדו" כדי להצליח לעמוד ביעד. אך אם, מנגד, תקבעו תכניות עם חברים, משפחה או אפילו מורה פרטי כבר לשעה 17:30 – כנראה שגם אתם לא תתנו לשום משימה (למעט מקרי חירום) לעמוד בדרככם בדרך הביתה. קבעו תכניות, מפגשים ותחביבים לשעות מוקדמות, מיד לאחר העבודה. כך גם גדלים הסיכויים שתצליחו לעמוד במשימותיכם, וגם יוותר לכם יותר זמן פנוי בשעות הערב.