במרחק לחיצה: האם ניתן לנהל עסק שלם באמצעות הסמארטפון בלבד?

אין ספק כי מדובר בתופעה: מכשיר הטלפון סלולרי שלנו, אשר נכנס לחיינו בסך הכל לפני שנים בודדות ויועד לסייע לנו לנהל שיחות גם מחוץ לבית, השתלט כמעט על כל תחום ותחום בחיי היום יום שלנו. החל ממשחקים לשעות הפנאי, דרך היכרויות ושירותי הודעות ועד לצריכת תכני חדשות, וידאו, רשתות חברתיות ואפילו קניות והזמנות ממסעדות בכל מקום ובכל זמן, וכמובן שלא נשכח גם את אחד התחומים המשמעותיים ביותר – העבודה במשרד. אך האם הגענו לנקודה בה ניתן לוותר כליל על המשרד, ולהסתפק ביכולותיו של הסמארטפון?

לאחרונה נתקלתי בכמה אנשי עסקים בכירים, אשר טענו כי הם מנהלים את כל יום העבודה שלהם באמצעות המכשיר הסלולרי בלבד. לדבריהם, הגעה למשרד הפכה בשנים האחרונות למיותרת לחלוטין, שכן אין ולו משימה אחת לרפואה אשר הם אינם מסוגלים לבצע באמצעות הסמארטפון. יתרה מזאת, כשנשאלו כיצד היתה עבודתם מושפעת לו היו נדרשים לוותר על הנייד, הם הגיבו בזעזוע עמוק. הרבה יותר קל להם לדמיין את עבודתם ללא משרד – מאשר ללא המכשיר הסלולרי.

התופעה הלכה והתרחבה במהלך השנים האחרונות, ולאחרונה אפילו מנכ"ל ענקית המשקאות קוקה קולה, אולריק נהאמר, אמר כי "המקום המסוכן ביותר לקבלת החלטות חשובות הוא דווקא המשרד. אני מעדיף לנהל הכל באמצעות הסמארטפון שלי". לדבריו, במשרד דעתו מוסחת על ידי גורמים רבים, אנשים נכנסים למשרדו ללא הרף, וכל העת הוא נחשף לאין ספור פריטים ומכתבים אשר מונחים על שולחנו. דווקא המכשיר הסלולרי מאפשר ביצוע משימה אחת לעומקה – וגישה לכל מאגר מידע, אם תרצו פרטים נוספים או התייעצות כלשהי.

צילום: thinkstockphotos

אחת הטכנולוגיות המשמעותיות ביותר אשר איפשרו את המהפך המדובר היא טכנולוגיית איחסון המסמכים בענן (הדוגמא המוכרת ביותר היא חברת דרופבוקס), אשר למעשה תפסה את מקומם של הקלסרים והאוגדנים המשרדיים המיושנים. באמצעות הטכנולוגיה החדשה יכולים המשתמשים לגשת בקלות לכל מסמך או חומר אשר תייקו אי פעם – והכל בלחיצת כפתור מכל מקום בעולם ובכל זמן. כן, גם מהסמארטפון. ריבוי האפליקציות אשר פועלות בתחום ומאפשרות תיוק שיתוף מהיר של המסמכים עם קולגות, לערוך אותם בזמן אמת ולהוציא מהם פרטים בקלות הפכו את הגלישה לאותם מסמכים בנייד למהירה ופשוטה בהרבה.

הגישה למאגרי המידע העצומים האלו היוותה גם את הבסיס לפיתוחים נוספים, דוגמת "שולחנות עבודה" מיוחדים, פתקיות תזכורות קטנות, ויכולת "להקפיא" את המסמך בעת עריכתו מהמכשיר הסלולרי. לכך חייבים להוסיף כלים שונים אשר פותחו למטרות עריכת מסמכים, כתיבה, ניהול טבלאות ויתר יישומים אשר מאפשרים באמצעות הנייד לבצע תיקונים ולערוך מסמכים מן היסוד.

תוסיפו לכך את דרכי התקשורת (אשר הפכו כמעט למובנות מאליהן), החל מדוא"ל ועד יישומים לביצוע שיחות בין לאומיות (דוגמת סקייפ או וייבר), אפליקציות נוספות להעברת הודעות מיידיות ויישומים להעברת קבצים, תמונות או קבצי וידאו – ותבינו כי בכל הקשור לתחום ההתקשרות למול הקולגות שלנו, המשרד הפך כבר מזמן ללא רלוונטי. גם המחשב, הטלפון המשרדי והפקס איבדו מחשיבותם כבר לפני חודשים רבים.

פיתוח משמעותי נוסף אשר משפיע על התחום במהלך התקופה הנוכחית היא התאמתם של המכשירים הסלולריים ושל התוכנות המקצועיות השונות, בכדי שאלו יוכלו לפעול על גבי המכשיר הסלולרי. תוכנות ניהול, עיצוב בסיסי, מטריצות חישוביות, מעקב אחר הבורסה ועוד אי אלו מערכות אשר פותחו במיוחד עבור בעלי עסקים בתחום מסוים הופכות זמינות ופשוטות להפעלה גם על גבי המכשיר הסלולרי – בזכות הבנתם של המפתחים את החשיבות הרבה אשר מייחסים לכך המשתמשים השונים.

ומה עוד? עליית מעמדו של הסחר האלקטרוני מאפשרת למנהלים ואנשי אדמיניסטרציה לבצע רכישות וניהול מלא שוטף באמצעות המכשיר, לוחות זמנים מסונכרנים כבר תקופה ארוכה עם המכשיר הנייד, וכמובן שגם אפליקציות שונות לניהול משימות (דוגמת אני-דו הישראלית) מקפידות על התממשקות למכשיר הסלולרי. תוסיפו לכל אלה את מהירויות הגלישה האדירות אשר מאפשרת רשת הדור ה-4 אשר הושקה השנה גם בישראל, ותבינו מדוע יותר ויותר אנשי עסקים מוותרים על שירותי המשרד – ומסתפקים במכשיר אשר מונח בכיסם במקום.

יש עוד סיבה להגיע? | צילום: thinkstockphotos

אך כמובן שלניהול יום העבודה שלכם באמצעות הסלולרי יש גם לא מעט חסרונות. התלות במכשיר הופכת את הצורך בגיבוי המידע ללא פחות מקריטי, לדוגמא. בנוסף, ערכן של טכנולוגיות ההצפנה אשר אמורות להגן על המידע העיסקי שלכם עולה גם הוא. ובל נשכח כי משמעות נוספת של המהלך היא כי תוכלו לבצע את כלל משימותיכם – מכל מקום ובכל זמן. כמובן שנחמד לחשוב שתוכלו לוותר על הגעה למשרד ביום גשום ולעבוד מהסלון, אך עובדים רבים נדרשים כיום לספק מענה מקצועי גם מעבר לשעות העבודה, או אפילו במהלך ימי חופש כשהם נמצאים מחוץ לארץ. ככה זה כשהטכנולוגיה הופכת את המשרד ל"זמין" כל העת.

אך למרות כל הרשתות החברתיות, השיתופיות והטכנולוגיות אשר מקשרות ביננו לבין "חברינו" באמצעות הסמארטפון, המכשיר הקטן והמתקדם עדיין לא סיפק תחליף של ממש לארוחת צהריים משותפת. הטכנולוגיה אמנם מאפשרת גישה קלה ומהירה לספריית המסמכים שלנו גם מהבית – אך היא אינה מהווה תחליף להגעה פיזית למשרד, לשתיית קפה במרפסת עם הקולגות, לארוחה משותפת או אפילו ל"שיחות ברזייה" בדבר משחק כדורגל, אירוע חדשותי מסקרן, או הפיתוח הטכנולוגי האחרון. לכן, העובדים ומנהלים עדיין מעדיפים (או נדרשים) להגיע ולעבוד מהמשרד. לפחות בינתיים.