להיפרד לשלום: האם הגיע קיצו של עידן המיילים?

עם שימוש כזה נפוץ, המייל הוא חלק בלתי נפרד מהמשרד ומחיי העבודה. אז מדוע ישנם אנשים רבים שמטילים ספק בערך שלו ושואלים מה העתיד צופן למייל? ככל שסביבת העבודה מתפתחת, במיוחד עם טכנולוגיות חדשות שמגיעות כמעט בכל יום, הגיוני כי המייל ישתנה. אך האם המייל הולך להיעלם? לא בדיוק. נראה כי עתיד המיילים נופל לתוך שלוש קטגוריות: להיעלם, להישמר או להשתנות.

ללא מיילים

עולם עסקים ללא מיילים נשמע בלתי אפשרי, אבל ישנה שאיפה לכך מצד לא מעט ארגונים ברחבי העולם, תוך רמות שונות של הצלחה. כמעט כל הארגונים שניסו להיפטר מהמיילים התחילו מבפנים על ידי מעבר למערכת שיתופית מבוססת ענן שמאפשרת לעובדים לשוחח, להגיב ולעבוד יחד באופן וירטואלי. כמה חברות אפילו עברו להשתמש בתגובה אוטומטית כאשר מייל פנימי נשלח, כדי להזכיר לשולח שהמייל לא יקבל תגובה ושעליו להשתמש בתוכנה השיתופית במקום.

החברה הצרפתית Atos שאפה לחתוך את כל המיילים הפנימיים לפני מספר שנים, שאיפה גדולה למדי כאשר מדובר בחברה שיש לה אלפי עובדים ברחבי העולם. כדי לקדם את המאמץ, המנכ"ל היה צריך למקד את החברה בכך. הוא הקדיש כ-15% מישיבות הבכירים לפרויקט, שלח אלפי מנהלים לסדנאות והשקיע יותר מפי 500 ממה שחברה טיפוסית משקיעה במאמצים שיתופיים. התוצאה הייתה שהמיילים הפנימיים צנחו ב-60% והמרווח התפעולי של החברה עלה ב-1%. דוגמאות כמו Atos מראות כי אפשרי להסיר את המייל הפנימי, אבל תוך מחיר גבוה של זמן וכסף.

להיפטר מהמיילים הפנימיים זה דבר אחד, אבל מה עם לקוחות וספקים? | צילום: fotolia

לתקשר עם העולם החיצוני

חשיבה מחדש על מדיניות המיילים הפנימית היא דבר אחד, אך עובדים עדיין צריכים לתקשר עם לקוחות, ספקים וקולגות חיצוניים. מי שממלא את המטרה הזו בדרך הטובה ביותר הוא המייל.

בעולם המודרני, אפילו שמות הם רגילים וכבר לא מהווים זיהוי מיוחד לאדם – ישנם כמה משה לוי, לדוגמא. יחד עם זאת, שני הדברים שלכל איש עסקים יש שייחודיים לו הם כתובת המייל ומספר הטלפון שלו. כאשר אנחנו שולחים מייל למישהו, לא משנה אם הם מכרים רנדומליים ברחבי העולם או השכן שלנו, אנחנו יכולים להיות די בטוחים שאנחנו מגיעים לאדם הנכון. זה הערך של מייל, וקשה להחליף אותו במשהו חיצוני. למטרות חיצוניות בלבד, קשה לראות כיצד המייל אי פעם ייעלם לחלוטין – יהיה צורך בשינוי עולמי מקיף למשהו חדש וטוב יותר שיגרום לזה לקרות, והמעבר יוכל לקחת עשורים.

בחזרה לשנות ה-90'

האפשרות שבין היפטרות ממיילים לחלוטין ושמירה עליהן, היא להתאים אותם לצרכים שלנו בצורה כלשהי. אם עתיד עולם העבודה נשען על טכנולוגיה חדשה ועל שיתוף, הגיוני לדמיין את הדור הבא של מיילים משרת מטרה דומה לדפדפנים בשנות ה-90'. אם מישהו מפרסם פוסט במערכת השיתופית של המשרד, שולח הזמנה ללוח השנה או מתייג אתכם בפוסט, תוכלו לקבל התרעה במייל שלכם שמכוונת אתכם למערכת הנכונה לקבלת המידע. בראייה מתקדמת של המייל, המטרה היא לעדכן ולכוון במקום לספק את כל המידע. המערכת הזו נראית כעובדת טוב יותר בפנים הארגון, אבל תוכל לקצור גם הצלחה מחוץ לו.

המייל בהחלט שינה את הדרך שבה אנחנו עושים עסקים ופותחים דלתות מסביב לעולם, ולמרות שהוא לא הולך להיעלם בקרוב, ישנו סיכוי שהוא הולך להיראות שונה בעתיד הקרוב.