מחקר ענק חושף: כמה מיילים אנו באמת פותחים, וכיצד לשפר את סיכויי המייל ששלחנו להיפתח?

אז כמה מהאי-מיילים אשר נשלחים אליכם אתם באמת פותחים? על פי תוצאות מחקר הענק שערכה חברת Yesware בארה"ב וכלל את תיבות הדוא"ל של עשרות אלפי עובדים במאות חברות ברחבי המדינה, מסתבר שהנתון עומד על 66% בלבד – בעוד יתר ה-34% מושלחים ישירות לתיקיית הזבל מבלי שנפתחו. הנתון יורד אפילו יותר כשבוחנים לכמה מיילים אנחנו גם מגיבים, ועומד על 40% בלבד. 33% מהמיילים זוכים למענה עוד באותו יום. הנתונים האלו אמנם משתנים מעט במהלך סופי השבוע, אך לא באופן משמעותי (במהלך הסופ"ש אנו פותחים 73% מהמיילים ומגיבים ל-45% מהם).

צילום: thinkstockphotos

אז אילו גורמים משפיעים על סיכוייו של המייל ששלחתם להיפתח ולזכות בתגובה? על פי תוצאות המחקר, 2 גורמים עיקריים משפיעים על סיכויים אלו. הראשון הוא התוכן, ובעיקר שורת הכותרת שניתנת למייל. מכיוון שהמחקר בחן נתונים "יבשים" בלבד קשה לחלץ המלצות ברורות לפעולה, אך גם הנתונים היבשים מלמדים ששימוש במספרים וכותרות קצרות, לדוגמא, מעלה את הסיכויים באופן משמעותי.

הגורם השני אשר משפיע משמעותית על סיכוייו של המייל שלכם להיפתח הוא שעת השליחה. באופן לא מאוד מפתיע, החוקרים גילו כי מרבית הפעילות בתיבות הדוא"ל (הן קריאת מיילים והן מענה) מתרחשת בשעות הקצה של יום העבודה – או בשעות הבוקר המוקדמות (ובעיקר 6-8 בבוקר), או בשעות הערב המאוחרות (7-10 ערב). הנתון המעט מפתיע הוא שהעובדים אשר קראו אתה מיילים בשעות אלו נטו לפתוח ולהגיב יותר למיילים שנשלחו גם כן בחלונות זמן אלו – ופשוט למחוק או להתעלם ממיילים שנשלחו במהלך יום העבודה עצמו. אחד ההסברים האפשריים לכך אשר העלו החוקרים היה כי העובדים לא רצו ליצור מצג לפיו הם אינם זמינים למיילים בשעות אלו – בעוד הצד השולח מוכיח כי הוא עדיין עובד. לכן, רבים מהעובדים מהמרים לפתוח ולהשיב לאותם מיילים, ולו רק כדי להוכיח כי הם זמינים.

אם אתם שולחים דוא"ל חשוב ובמיוחד ומעוניינים להגדיל משמעותית את סיכוייו להיפתח ולקבל מענה, זיכרו להשתמש בכותרות קצרות, לנסות לשלב בהן מספרים – ולשלוח את הדוא"ל מוקדם בבוקר או מאוחר בערב. אגב, אם אתם מעדיפים לשמור על שעות השינה שלכם, מגוון תוכנות יוכלו לעזור לכם "לרמות" ולשלוח עבורכם את המייל בכל שעה שתבחרו.