|
עובדים רבים מסגלים לעצמם לאורך השנים שיטות עבודה רבות ומגוונות. יש כאלה אשר פועלים לפי רשימת מטלות מסודרת, בעוד אחרים מעדיפים "לזרום" עם יום העבודה. יש כאלה אשר מאמינים כי אם יגיעו עם הזריחה למשרד וישארו שם עד רדת החשכה הם יספיקו הרבה יותר, יש כאלה אשר מאמינים כי הפסקה באמצע יום העבודה היא המתכון להעלאת הפרודוקטיביות, ועוד שיטות רבות ומגוונות.
אך לא במהלך יום העבודה עצמו אני רוצה לעסוק, אלא בקצותיו. ליתר דיוק: בתחילתו ובסיומו של כל יום עבודה. בין אם אתם מעדיפים לעבוד ברציפות וללא הפסקות ובין אם אתם אוהבים לעבוד ב"מקטעים" עם הפסקות מנוחה בינהם – לאופן בו אתם פותחים את יום העבודה ובו אתם מסיימים אותו יש השפעה אדירה על רמת היעילות שלכם, התוצר הסופי, וגם על הרגשתכם האישית. לאחר התייעצויות רבות עם מומחים שונים, פסיכולוגיים עסקיים ומנהלים עטורי ניסיון, אלו הן ההמלצות המועילות ביותר לפתיחת ונעילת כל יום עבודה במשרד.
פתיחת יום: אל תגעו באי-מייל
אחת העצות אשר השמיעו חוקרים רבים הייתה להימנע לחלוטין מבחינת הדואר האלקטרוני, ההודעות במכשיר הסלולרי והרשתות החברתיות השונות מיד עם הגעתכם למשרד. אך למרבה הצער, עובדים רבים מגיעים לשולחנם מדי בוקר ועושים את ההפך הגמור – וגולשים באופן מיידי (וכמעט אוטומטי) לפייסבוק, טוויטר, ולחשבון האי-מייל שלהם.
בלי פייסבוק בבוקר | צילום: thinkstockphotos
"הפעילויות האלו מסיחות את המיקוד שלנו ומכניסות אותנו כבר מתחילת היום למצב פאסיבי, בו אנו סופגים מידע ולא מייצרים שום פעולה אקטיבית", מסביר רון פרידמן, פסיכולוג חברתי ומומחה להגברת היעילות במקום העבודה. "אנחנו מתרגלים כבר מתחילת היום לחפש דרכים 'להרוג את הזמן'. זה מקביל למצב בו ניכנס למטבח כדי לבשל, ופשוט נתחיל לנקות כתמים ישנים או להבריק סירים רק כדי להימנע מהמשימה לשמה התכנסנו".
לכן, הדרך הטובה ביותר לפתוח את היום היא לא עם פעולות פאסיביות – אלא ההפך. לכן, ממליצים המומחים, רכזו את ההחלטות החשובות ביותר על סדר היום שלכם לשעות הבוקר. ראשית, העיסוק בסוגיות הרות גורל יכניס אתכם למצב ממוקד וישפיע על שאר היום שלכם. ובנוסף, מחקרים מראים כי היכולות הקוגניטיביות שלנו מתחדדות ומגיעות לשיאן בשעות הבוקר – כך שהסיכויים שנציג תוצאות חיוביות במשימה יעלו פלאים.
דרך חשובה נוספת להיכנס למצב ממוקד ויעיל במיוחד כבר בשעות הבוקר היא "להיפטר" ממשימות אשר מעיקות עליכם. אם יש משימות אשר אתם דוחים כבר מספר ימים, הקפידו לבצע אותן מיד עם הגעתכם למשרד. תחושת השיחרור שתחושו תגביר את רמת היעילות שלכם לשארית היום כולו (שלא לדבר על כך שתזכו למחוק את המשימה המעיקה מרשימת המטלות שלכם).
ואם כבר נגענו ברשימת המטלות – הרי שמומלץ במיוחד להקדיש כמה דקות בתחילת כל יום עבודה בכדי לתכנן את המשכו. עשו מזאת מנהג: במקום לגלוש לפייסבוק כשאתם שותים את כוס הקפה בבוקר, קחו לידיכם דף ועט (או השתמשו באחת האפליקציות המיועדות לכך בנייד או בטאבלט) ותכננו את המשך היום. אילו משימות תבצעו, מתי, מי החשובה ביותר, איזו משימה אתם דוחים כבר ימים ארוכים. מחקרים הוכיחו כי ניהול רשימת מטלות מסודרת מעלה בעשרות אחוזים את כמות המשימות אשר מבוצעות מדי יום. ואין זמן טוב יותר לעשות זאת מאשר הבוקר.
בסוף היום: עכשיו זה הזמן למשימות קטנות
בניגוד לשעות הבוקר, שעות הערב הן שעות מצוינות להשלמת טיפול במטלות פשוטות ו"קטנות". מענה על אימיילים, סינון תיקיית מסמכים, השלמת פרטים ושאר מטלות פשוטות אשר אינן דורשות מאמץ אינטלקטואלי רב הן פתרון מעולה לשעות אלו: העובדה כי מדובר בסופו של יום ארוך לא אמורה להשפיע על הצלחתכם במשימה (שכן מדובר במשימות טכניות פשוטות), והשלמתן רגע לפני שתצאו את המשרד תמלא אתכם בתחושת סיפוק ועשייה.
צריך לדעת מתי ללכת | צילום: thinkstockphotos
אך רקע אחד לפני שבאמת תאספו את חפציכם ותעזבו, הקדישו דקות בודדות לסיכום היום. בחנו את רשימת המטלות אשר השלמתם (מומחים טוענים כי עובדים אשר מביטים ברשימה המלאה בסימני "השלמת ביצוע" הם בעלי סיכוי גבוה בהרבה להשלים משימות נוספות במהלך הימים הבאים), והקיפו את המטלות אשר ידרשו טיפול למחרת. שאלו את עצמכם האם קרה דבר מה משמעותי במהלך היום, האם עליכם לזכור דבר מה חשוב, האם באמת השלמתם כראוי את הטיפול בכל המשימות הדחופות ביותר, וגם האם למדתם משהו חדש במהלך היום. לאחר שתבצעו "סגירת יום" אישית שכזו, תוכלו ללכת הביתה בתחושת שיחרור גדולה בהרבה.
ולסיום – פשוט לכו הביתה. ליאן טיילור, מחברת רב מכר בנושא ניצול זמן במקומות העבודה טוענת כי "אם תישארו במקום העבודה בלי הצדקה של ממש, הדבר יפגע ברמת האנרגיה איתה תגיעו למשרד כבר למחרת בבוקר". זה בסדר לעשות סיבוב ולהגיד שלום לחברים, אך אל תישארו במשרד דקה אחת מעבר לנחוץ אם אין לכם סיבה טובה באמת. אז פשוט לכו הביתה. מחר מתחיל יום חדש.
|
