| הנה, ממש עוד מעט שוב מגיע החלק הזה ביום: פגישת הצוות. זו שתקועה לכם בלו"ז כמו עצם בגרון, שמפריעה לעבודה הרציפה, שמסתכמת בשעתיים של שעמום וחוסר מעש. ממש עוד רגע יקומו כל חברי הצוות, יארזו את הלפטופים, המחברות או הטאבלטים שלהם, ויפצחו בצעדה אל עבר חדר הישיבות, לעוד ישיבה ארוכה מדי ומשעממת במיוחד.
אך האמת היא, שהיא לא חייבת להיות כזו. נכון, ישיבות הצוות הפכו במקומות רבים לגורם מעיק ומעכב, אך מנהלים שונים הצליחו להפוך את המגמה – ולהפוך את הישיבות לאירועים מועילים, תמציתיים – ואפילו, תאמינו או לא, מהנים. כמובן שיש אינספור שיטות לשנות את אופי הישיבות וכל ישיבה חייבת להתאים לנושא הנידון, לאופי הצוות ואפילו לשעה ביום בה היא מתנהלת – אך ניתן להצביע על 5 "ככלי אצבע" שברבים מהמקרים יוכלו לשפר פלאים גם את ישיבת הצוות הקרובה שלכם.
1. תפסיקו לקרוא להן "ישיבות". זה אמנם נשמע פשוט ומטופש, אך אתם תופתעו לגלות איזו השפעה עשויה להיות לצעד הזה. בחברות רבות העובדים והמנהלים לא קובעים "פגישות" כלל – הם מקיימים "פורום חשיבה", "קפה עדכון" ועוד אי אילו שמות אחרים אשר מתארים, למעשה, את אותו הדבר. אז כיצד השינוי הטרמינולוגי משפיע על המציאות? ובכן, המונח "פגישה" או "ישיבה" צבר לאורך השנים האחרונות קונוטציות רבות, ורובן – אם לא כולן – שליליות. כשהעובדים מגיעים לאותן "פגישות וישיבות" הם מגיעים מראש עם הנחה כי גם הפעם זו תהיה פגישה ארוכה, משעממת ומייגעת. את נקודת ההתחלה השלילית הזו ניתן למנוע, כאמור, רק על ידי שינוי השם.
העיקר לשבור את הדפוסים המוכרים | צילום: thinkstockphotos
2. וותרו על חדר הישיבות. למה בעצם להשתמש בחדר הישיבות מלכתחילה? אמנם ישיבות מרובות משתתפים אכן דורשות חדר ישיבות מרווח, אך רבות מהפגישות שאנו מקיימים באופן שוטף כוללות משתתפים בודדים בלבד. וחדר הישיבות, מסתבר, פועל ממש כמו כיתות הלימוד בתיכון ואולמי ההרצאות באוניברסיטה – גדול, מנוכר, ומשעמם. לכן, נסו לגוון. אם יש פארק קרוב – צאו אליו (כל עוד מזג האוויר מאפשר). אם לא, נסו בית קפה בקרבת המשרד. אם מתחשק לכם ממש לצאת מהמסגרת (ומדובר בפגישה בת פחות מ-5 משתתפים) – צאו יחדיו לנסיעה ברכב, עם קצת מוסיקה ברדיו וחלונות פתוחים. תתפלאו כמה יעילות הפגישות תגדל עקב כך.
3. תביאו כדור. כן, כדור. אם בכל זאת בחרתם להישאר בחדר הישיבות, לישיבה הבאה תביאו כדור קטן, בו תוכלו להתמסר במהלך הישיבה. מה זה נותן? ובכן, ראשית, זה מאוד כיף. שנית, זה לא דורש פעילות מוחית מורכבת, ולכן לא יפגע בשום צורה ביעילות העבודה והחשיבה של העובדים או שלכם. לסיום, זה שומר על כל העובדים ערניים ומעורבים בשיחה. כשמתמסרים כל העת, אף עובד לא יעז לבדוק את חשבון הפייסבוק בנייד או לשלוח הודעות, פעולות אשר קוטעות את הלך המחשבה ופוגעות קשות בפרודוקטיביות.
4. תעמדו. כל עוד מדובר בישיבות לפרק זמן קצר (שעה ומטה, בהכללה) אין שום סיבה שיהיו כיסאות בחדר. לא רק מנהל הישיבה צריך לעמוד – אלא כלל המשתתפים המסוגלים לכך. עמידה לא רק מונעת לחלוטין את האפשרות להירדם או לבדוק את הנייד מתחת לשולחן, היא גם הוכחה כגורמת לאנשים להגיע לשורש העניין מהר הרבה יותר (כשאנו יושבים בנוחות אנו נוטים להאריך במילים). כשעומדים, הולכים ונעים ללא הפסקה הישיבות יהפכו מהנות יותר, יעילות יותר – ועל פי מומחים לאורתופדיה, גם בריאות הרבה יותר.
ישיבת צוות או קייטנה? | צילום: thinkstockphotos
5. תשברו את דפוסי הזמן הקיימים. במרבית מערכות ניהול הזמנים, קביעת פגישה סטנדרטית מיד מפנה לכם שעה ביומן. אם תנסו לקצר את פרק הזמן, לרוב תוכלו לבחור בחצי שעה לכל הפחות. אך מי קבע שכך אכן הדבר? נסו לקבוע מסגרות זמנים קצרות – וחריגות. כך, למשל, אם מדובר בפגישת עדכון, אין סיבה שלא תצליחו לדחוס את כולה ל-18 דקות בלבד. אם מדובר בישיבה ארוכה יותר, נסו להספיק הכל ב-52 דקות, והבהירו גם לחברי הצוות כי אלו לוחות הזמנים שנקבעו למאורע. "שעה" הפכה למסגרת זמן כללית ומעייפת, ושינוי דפוס קבוע כל כך יוכל לסייע רבות גם לשינוי התפיסה המוקדמת (והשלילית) בנוגע לפגישות.
|
|
