| תשכחו מטלפונים, הודעות SMS, פייסבוק או יוני דואר: לפחות בכל הנוגע למקום העבודה שלנו, הדואר האלקטרוני הפך לצורת התקשורת המשמעותית והנפוצה ביותר, וכמעט ובלתי אפשרי להגזים בחשיבותם של הדוא"ל אשר אנו שולחים ומקבלים כל העת. התכתבויות בין קולגות, עדכונים לבוס, הורדת משימות לצוותי עבודה וקשר עם כל גורם אפשרי בחברה ומחוצה לה מתנהלים כיום באופן כמעט בלעדי באמצעות הדוא"ל, כשבכל יום נשלחים מיליוני מיילים בחברות השונות ברחבי העולם.
צורת התקשורת הדיגיטלית המתפתחת הביאה עמה גם שלל מאפיינים חדשים, אשר שונים בתכלית מסגנון הכתיבה המסורתי עליו גדלנו ואותו למדנו בבתי הספר. כתיבת דואר אלקטרוני אינה שוות ערך לכתיבת מכתב "רגיל", ודורשת מיומנות ייחודית לכתיבה יעילה, נעימה ושוטפת אשר תעביר את המסר המבוקש היטב על גבי הדואר האלקטרוני. אך למרות כל זאת, רבים מהעובדים כיום עדיין לא מבינים את השינויים וההתאמות שהם נדרשים לעשות כעת, לאחר מהפכת הדואר האלקטרוני של השנים האחרונות.
אמנם כתיבה נעימה, נוחה ויעילה היא מיומנות גבוהה אשר קשה ללמד בזמן קצר, אך באמצעות שורה של טיפים וצעדים פשוטים ניתן בהחלט לשפר את אותה מיומנות באופן משמעותי – ולהפוך את המיילים אשר אתם כותבים לברורים יותר ונוחים יותר לקריאה. וכשמדובר באמצעי התקשורת הנפוץ ביותר במקום העבודה, שיפור מיומנות השימוש שלכם בו יוכל ללא ספק לשפר משמעותית גם את מעמדכם ואת היחס אליכם כגורם מקצועי, ברור – ויעיל במיוחד.
צילום: thinkstockphotos
1. תשכחו ממטאפורות ומיתר "קישוטים". מטאפורות הן כלי יצירתי נהדר אשר עוזר להעמיק את המסר ביצירות ספרותיות מתוחכמות. אך אי-מייל הוא לא יצירה ספרותית מתוחכמת, ושימשו במטאפורות נתפס על ידי רבים כמסורבל, מסית את תשומת הלב, לא יעיל ומתנשא. השורות אשר תיאלצו לכתוב בניסיון להסביר את המטאפורה יהפכו את המייל למסורבל, ואם תוותרו על ניסיון לפרט – אתם מסתכנים כי לא יבינו את כוונתכם כהלכה. דוא"ל, מטבעו, הוא אמצעי תקשורת מיידי ופשוט – אשר אמור להעביר את המידע החיוני והבסיסי הנחוץ להעברת המסר בלבד. תוספות מעולם הספרות דוגמת מטאפורות הן בגדר קישוט. ובמיילים – אין מקום לקישוטים שכאלה.
2. תשמרו על פשטות. במקומות בהן ניתן להסתפק במילה קצרה או יומיומית – העדיפו אותה על פני מילים "גבוהות", מתוחכמות או ארוכות מדי. גם הפעם, המטרה היא שמירה על אופיו המקורי של הדואר האלקטרוני: קצר, יעיל ותמציתי. כמובן שהכוונה אינה להוזיל את השפה לשפת רחוב מלאה ב"סלנג", אך בהחלט לשמור על שפה פשוטה, ברורה לכל, ושוב – תמציתית. הדבר נכון במיוחד אם במקום העבודה שלכם מקפידים על התכתבות בשפה האנגלית: אם תגרמו לנמען לפתוח מילון כדי לבאר כל מילה שנייה במייל שלכם, כנראה שפספסתם את היעד. במיוחד באנגלית הקפידו על שפה פשוטה וברורה, אשר תאפשר לנמען לקרוא את המייל ולהבין את המסר כבר בקריאה הראשונה.
3. וותרו על משפטים או מילים שאינם הכרחיים. אל תסתפקו בתפקיד הכותב, מלאו גם את תפקיד העורך – והקפידו להיות עורך קשוח וקפדן. אם המסר יכול לעבור גם ללא משפט מסוים – וותרו עליו. ואם משפט מסוים מבהיר את הנקודה גם ללא מילה ספציפית, מחקו אותה. המטרה היא לשלוח מייל מזוקק ותמציתי, שכל מילה ומילה בו הכרחית להעברת המסר.
4. תהיו אקטיביים. ככל שהדבר אפשרי, העדיפו להשתמש בלשון פעילה (אקטיבית) ולא סבילה (פאסיבית). במקום לכתוב "המצגת הוצגה על ידי משה", כתבו כי "משה העביר את המצגת". לשון פעילה יוצרת עניין רב יותר אצל הקורא, מונעת פאסיביות בקריאה ומעוררת טוב יותר לפעולה או הבנה של המסר.
תותירו את המטאפורות לספרים | צילום: thinkstockphotos
5. תרסנו את ההתלהבות שלכם. גם אם אתם נלהבים במיוחד לגבי נושא המייל שלכם, זכרו כי התלהבות לא עוברת היטב באמצעות הדוא"ל. במקום לייצר התלהבות אצל הנמען היא מייצרת בעיקר בלבול, מבוכה ובמקרים רבים אף זלזול בתוכן ובכותב. הימנעו משימוש במילים גרנדיוזיות, בתיאורים ציוריים ובכל מקרה – הימנעו משימוש בראשי תיבות או קיצורים אשר אינם מוכרים לכל.
6. צמצמו את מילות התואר למינימום. מילות תואר הן כלי הכרחי לפרקים, אך השימוש בהן חייב להיות מושכל ומדוד. רבים מאתנו נוטים באופן טבעי להשתמש במספר רב מילות תואר, כפי שנהוג היה במכתבים "מסורתיים" יותר. אך בדוא"ל, כפי שהזכרנו, אין עוד מקום לתיאורים ארוכים ומשתפכים. אם ניתן להשתמש במילת תואר אחת בודדת על פני ביטוי ארוך ומסורבל – עשו זאת. כך, לדוגמא, העדיפו לכתוב כי "המכירות זינקו" על פני "מספר המכירות גדל באופן משמעותי בפרק זמן קצר".
|
|
