Sans-serif

Aa

Serif

Aa

Font size

+ -

Line height

+ -
Light
Dark
Sepia

6 הדרכים הטובות ביותר לחסוך זמן בעבודה

עולם העסקים המודרני השתנה. הסחר הגלובלי, האינטרנט שמאפשר עבודה מכל מקום ובכל זמן, אפילו עלייתו של המיקרו-צ'יפ - כל אלו הביאו לשינויים משמעותיים באופי העבודה כיום. אך למרות זאת, ...
סיימון ריינולדס

עולם העסקים המודרני השתנה. הסחר הגלובלי, האינטרנט שמאפשר עבודה מכל מקום ובכל זמן, אפילו עלייתו של המיקרו-צ’יפ – כל אלו הביאו לשינויים משמעותיים באופי העבודה כיום. אך למרות זאת, מרבית המנהלים והיזמים ממשיכים לנהל את הזמן שלהם ושל עובדיהם על פי תפיסות בנות למעלה מעשור. ותפיסות אלו פשוט אינן טובות מספיק בימנו.
ממש כשם שמנהלים לומדים שיווק, מסחר, מנהיגות ופרקטיקות מנהל עסקים שונות – הגיע הזמן שיילמדו גם ניהול וייעול זמן, כתחום נפרד ובעל החשיבות הראויה לו.

צילום: ingimage

מתוך מחשבה זו, הכנתי את הרשימה הבאה – שש הדרכים העיקריות שיסייעו לכם לנהל טוב יותר ולייעל את חלוקת הזמן במקום עבודתכם:

תכנן את היום שלך לפני התחלתו. עובדים שאפתני אוהבים “לקפוץ” לתוך עבודתם מיד עם הגעתם למשרד. זו טעות גדולה. לפי בריאן טרייסי, הסופר הנמכר בהיסטוריה בענייני ניהול זמן והגשמת יעדים, דקה אחת של תכנון בתחילת היום תחסוך 10 דקות של עבודה בהמשכו.

התחל עם המשימות החשובות ביותר. שימו לב שכתבתי “החשובות ביותר”, ולא “הדחופות ביותר”: פעמים רבות מדובר בשני דברים שונים בתכלית. כמו שאמר סטפן קווי: אלו המשימות “הלא דחופות – אך חשובות” שמובילות להצלחה עסקית – משימות כמו למידה, תכנון, בניית מערכות יחסים חדשות ועוד.

צילום: ingimage

האצל סמכויות והעבר משימות – למעט בתחומים החזקים שלך. מעטים האנשים אשר אי פעם ישבו וחשבו מהן נקודות החוזק האמיתיות שלהם, ומעטים עוד יותר מבלים את יום העבודה שלהם בביצוע משימות הקשורות לתחומים אלו. אך בטכניקה פשוטה זו טמון הסוד להישגים יוצאי דופן בעבודה. הקדישו 10 דקות וחשבו מהם התחומים החזקים שלכם. לאחר מכן, נסו להאציל סמכויות ולהעביר הלאה את המשימות מיתר התחומים.

“רוצו” על המשימות אשר אינן חשובות. זו מחשבה יפה לעשות כל משימה ומשימה באופן מושלם, אך במציאות הסופר – מהירה של ימנו, זה פשוט לא פרקטי. אי אפשר לעשות הכל בצורה מושלמת. לכן, זהו משימות שאינן בעלות חשיבות מכרעת – ומלאו אותן בזריזות. אם לא תוותרו על זמן בביצוע משימות אלו – הזמן יחסר לכם בביצוע משימות חשובות בהרבה.

תדחסו את הזמן שלכם. לעולם אל תקדישו פרק זמן בלתי מוגדר לביצוע משימה. תמיד תאתגרו את עצמכם – הגדירו מראש כמה זמן תקדישו לביצוע משימה, ורצוי בפרק זמן קצר יותר משאתם חושבים שייקח לכם. המירוץ נגד השעון גם הופך את העבודה למהנה יותר – ואתם תופתעו לגלות עד כמה אתם מהירים כשאתם מלחיצים את עצמכם.

הגדירו שעה לסוף יום העבודה. לכולם יש שעה בה הם מתחילים את יום העבודה ומתייצבים במשרד – למעטים יש “שעת סיום” מוגדרת, בה הם סוגרים את המחשב והולכים הביתה. אך לו הייתם יודעים כי בשעה מסוימת אתם עוזבים את המשרד ומסיימים לעבוד – יעילותכם במהלך היום הייתה מרקיעה שחקים. חישבו על זה – מתי אתם יעילים במיוחד? ביום האחרון לפני יציאתכם לחופשה! אל תחכו לחופשות כדי ליישם שיטה זו – קיבעו “שעת סיום” לכל יום עבודה, ותגלו עד כמה יעילותכם תשתפר במהלך היום.