Sans-serif

Aa

Serif

Aa

Font size

+ -

Line height

+ -
Light
Dark
Sepia

תקשיבו למוזיקה והחזיקו שני מחשבים: 7 עצות כיצד לעבוד פחות – ולהספיק יותר

כולנו (או לפחות רובנו) מכירים את הבעיה: המשימות במקום העבודה שלנו מרובות - והזמן קצר. עובדים רבים מוצאים את עצמם נשארים במשרד עד שעות מאוחרות יום אחרי יום בכדי ...
מיכה קאופמן

כולנו (או לפחות רובנו) מכירים את הבעיה: המשימות במקום העבודה שלנו מרובות – והזמן קצר. עובדים רבים מוצאים את עצמם נשארים במשרד עד שעות מאוחרות יום אחרי יום בכדי להצליח ולעמוד במשימות, אך גם זה לא תמיד מספיק: תמיד נשארות עוד משימות “פתוחות”, ועובדים רבים נדרשים להישאר פעם נוספת במשרד עד שעה מאוחרת בכדי להצליח ולהספיק למלא את המוטל עליהם.

ההתקדמות הטכנולוגית אמנם סייעה רבות לעובדים בתחומים השונים, אך נדמה כי למרות התחזיות השונות אנו עדיין לא נהנים מזמן פנוי רב יותר בזכותם. אמנם היומן שלנו יודע כבר כיום להורות לנו מתי לצאת בכדי להגיע לפגישה חשובה, והמחשבים, הסמארטפונים והאפליקציות השונות מסייעים לנו לעבוד מהר ולנהל את הזמן שלנו בצורה מיטבית – אך עדיין, בסופו של כל יום, עובדים רבים מוצאים עצמם מתלוננים כי לא היו יעילים מספיק במהלך יום העבודה. 

בין הפיתוחים השונים, גם תחום חקר ביצועי האנוש הלך וצבר תאוצה בשנים האחרונות. ואכן מחקרים שונים שופכים מעט אור על הגורמים השונים אשר משפיעים על יעילותם של העובדים, ומאפשרים להצביע על שורה של צעדים פשוטים – ויעילים במיוחד – אשר יוכלו להגביר את תפוקותיהם של העובדים ולשפר את ביצועיהם. מעיון בשורה ארוכה של מחקרים, אלו 7 עצות מיוחדות אשר יסייעו לכם להיות יעילים יותר – ובהרבה פחות זמן:

1. תחזיקו 2 מחשבים (או לפחות 2 יוזרים). בעידן בו מרבית פעילות הפנאי שלנו מתרכזת בלאו הכי למסך המחשב, הטאבלט או הסמארטפון שלנו – כמות הפיתויים אשר זמינים כשאנו עובדים על המחשב היא אדירה. גלישה לאתרי חדשות ופנאי, פתיחת אי-מיילים והודעות שאינן קשורות לעבודה, התעסקות בסידורים שונים (החל מתשלום חשבונות ועד בדיקת פירוט האשראי) וכמובן – הרשתות החברתיות השונות – כל אלו ועוד רבים אחרים שואבים נתח עצום מיום העבודה שלנו מבלי שנשים לכך לב. הבעיה בכל אלו היא כי בניגוד לצפייה בסרט או משחק מורכב, הם אינם נתפסים כדורשים זמן רב – ולכן אנו מרשים לעצמנו להישאב פנימה “לדקה או שתיים”. אך מחקרים עדכניים מוכיחים כי פרק הזמן המצטבר אשר אנו משקיעים בהם בסופו של יום הוא אדיר, ולא פחות חמור: השפעתה של כל גיחה “קצרצרה” לבדיקת חשבון הפייסבוק פוגעת באופן חמור בפרודוקטיביות ובהמשך העבודה שלנו. 

אחד בשביל הכיף – אחד בשביל העבודה | צילום: shutterstock

לכן, נסו להחזיק שני מחשבים: האחד ישמש לצרכי עבודה בלבד, והשני לכל היתר. אם הדבר אינו אפשרי, פשוט השתמשו בשני “יוזרים” שונים אשר מחייבים התנתקות והתחברות מחדש בכדי להחליף ביניהם. כך תצמצמו משמעותית את פרקי הזמן אשר תשקיעו בכל אותם נושאים שאינם קשורים לעבודה, ותשמרו על יעילות גבוהה בהרבה.

2. תשמעו מוזיקה. מחקרים שנערכו לאחרונה גילו כי המוזיקה המועדפת עליכם לא רק תגביר את היצירתיות שלכם – אלא גם תגביר את היעילות והמהירות שלכם. באחד המחקרים אף גילו כי מנתחים אשר עבדו כשהמוזיקה המועדפת עליהם התנגנה ברקע הציגו ביצועים מדויקים ומהירים בהרבה ביחס לאלו שעבדו ללא מוזיקה כלל או לצלילי מוזיקה שאינם מכירים. תבררו איזו מוזיקה משפיעה עליכם באופן הטוב ביותר – והשמיעו אותה במשרד בשעות היום. בהנחה שיש לכם טעם מוזיקלי סביר ומעלה, זה גם ינעים את זמנם של המבקרים במשרדכם.

3. תנו לרשימות שלכם לעודד אתכם. כנראה העצה הראשונה שקיבלתם בחייכם במטרה להפוך ליעילים יותר הייתה לרכז את כלל המשימות שלכם ברשימה אחת, ולתעדף את החשובות והדחופות ביותר. ואכן, מדובר בשיטה מוכחת להגברת היעילות: בתחילת כל יום שבו והקדישו 5 דקות מזמנכם להבנת כלל המשימות אשר עומדות בפניכם, והחליטו מי יהיו המשימות החשובות והדחופות ביותר בהן יש לטפל תחילה. שיקולים דוגמת קושי המשימה או מה היא דורשת מכם לעשות חייבים להישאר מחוץ למערכת השיקולים שלכם.
אך גם לאחר שסיימתם להכין את הרשימה, הקפידו לסמן “וי”, “פלוס” או אפילו סמיילי בסמוך למשימות אשר השלמתם את הטיפול בהן – ולא פשוט למחוק אותן בקשקוש גס. באמצע היום הקדישו דקה נוספת, והביטו ברשימה: תנו לסימונים החיוביים אשר סימנתם לתגמל אתכם לרגע על עבודתכם במהלך היום. כעת, חיזרו והשלימו את הטיפול גם ביתר המשימות.

צילום: shutterstock

4. קחו הפסקה. המחקרים בתחום הפרודוקטיביות מתבססים, בין היתר, גם על חקר הפרעות שינה. מחקרים שונים גילו כי כשאדם סובל מנדודי שינה, עדיף בהרבה שיקום ממיטתו לכ-10 דקות ויעסוק בדבר מה (קריאת ספר, לדוגמא) ואז יחזור למיטתו וינסה להירדם פעם נוספת. גם יעילותכם בעבודה פועלת באופן דומה: כשאתם חשים “תקועים” או חסומים ואינכם מצליחים להתחיל במשימה מסוימת, עדיף שפשוט תיקחו הפסקה קצרה: צאו להליכה, שתו קפה, או נהלו שיחה עם אחד מעמיתיכם. לאחר 10 דקות חיזרו – והמשיכו את עבודתכם כרגיל.

5. צמצמו את הרעש. לא רק עובדים במפעל לחריטת צינורות פלדה סובלים מרעש במקום העבודה: גם עובד במשרד סגור ופרטי עשוי לסבול מרעש, גם אם הוא אינו שם לב לכך כלל. נכון, לא מדובר במפגע סביבתי אשר יאיים על בריאותכם, אך מחקרים מראים כי גם תקתוק מקלדות, שיחות קצרות של אנשים וטלוויזיה פועלת עשויים לפגוע ביעילות ובמהירות השלמת משימות בסיסיות. לכן, צמצמו ככל הניתן את הרעשים בסביבת העבודה שלכם (דרך יעילה לעשות זאת היא ליישם את סעיף 2).

6. Love It or Leave It. אין איך להילחם בכך: מחקרים רבים הוכיחו כי עובדים אשר אוהבים את מקום ואופי עבודתם פשוט יעילים בהרבה מעובדים אשר נדרשים להתאמץ בכל בוקר בכדי להגיע למשרד. נכון, לא תמיד יש ברירה – אבל אם אתם מרגישים כי אתם פשוט לא אוהבים מקום העבודה שלכם, אולי כדאי לשקול לבצע שינוי. ולו רק בכדי להגביר את היעילות האישית שלכם. 

צילום: shutterstock

7. תדעו מתי להפסיק. העבודה והמשימות לא נפסקות לעולם, ונדירות הפעמים בהן ממש תצליחו לסמן את אותו “וי” (או סמיילי, אם בחרתם בו) ליד כל משימה ומשימה ברשימת המשימות שהכנתם. אבל עבודה עד שעות מאוחרות מדי יום אמנם מוסיפה שעות לזמן העבודה שלכם – אך פוגעת קשות ברמת היעילות שלכם, וכלל לא בטוח כי הדבר ישתלם בסופו של דבר. הציבו לעצמכם “דד ליין” מדי יום – והקפידו לעמוד בו, גם אם לא כל המשימות הושלמו.