גוגל שולטת בשוק הדואר האלקטרוני החינמי עם כ-1.8 מיליארד משתמשי ג'ימייל. לכן, אין זה מפתיע שאזהרות על מחיקת חשבונות ג'ימייל יכולות לעורר דאגה. אז האם יש באמת חשש שתאבדו את חשבון הג'ימייל שלכם?
כן, גוגל מוחקת חשבונות ג'ימייל. לא, לא כולם יהיו בסיכון, כי רק חשבונות לא פעילים מיועדים למחיקה. לשקט הנפשי שלכם ישנם מספר צעדים, שתוכלו לנקוט כדי להבטיח שהג'ימייל שלכם, יחד עם תכני התמונות והמסמכים בדרייב, יישארו ללא פגע. הנה מה שאתם צריכים לדעת – ולעשות.
מדיניות החשבון הלא פעיל של גוגל משמעותה שתוכן ג'ימייל, תמונות ומסמכים עלול להימחק
לקראת סוף ינואר השנה, קיבלתי אימייל מגוגל שמודיע לי שחשבון גוגל שלא השתמשתי בו במשך שמונה חודשים יימחק ב-20 בספטמבר, יחד עם כל תוכן הג'ימייל, התמונות והמסמכים. למרות שהמועד האחרון ממש מתקרב, אני לא נכנס לפאניקה, והאמת היא שאני די שמח שגוגל עושה זאת מסיבות שאסביר מייד.
לא לגמרי הופתעתי מההודעה, כי כבר קראתי על השינויים שנעשו במדיניות החשבון הלא פעיל של גוגל מוקדם יותר בשנה שעברה. בפוסט בבלוג הבטיחות והאבטחה, רות קריצ'לי, סגנית נשיא לניהול מוצרים בגוגל, סיפקה עדכון להסביר בדיוק מה יקרה ומתי: חשבון גוגל לא פעיל מוגדר כחשבון שלא נעשה בו שימוש בתקופה של שנתיים, והמשתמש לא פעיל בגוגל לפחות במשך אותה תקופה. "גוגל שומרת לעצמה את הזכות למחוק חשבון גוגל לא פעיל", נכתב במסמך המבהיר את מדיניות החברה. "אנחנו עשויים למחוק את החשבון ואת תכניו – כולל תוכן בתוך Google Workspace (ג'ימייל, מסמכים, דרייב, לוח שנה, גוגל תמונות ו-Meet)."
ההיגיון הבטיחותי מאחורי מחיקת החשבונות
גוגל השקיעה הרבה זמן וכסף בהפיכת ג'ימייל לבטוח ומאובטח ככל האפשר עבור משתמשיה, בין אם מדובר באמצעי הגנה נגד ספאם, הגנה מפני הונאות פישינג או הגנה מפני חטיפת חשבונות. "אפילו עם הגנות אלה", אמרה קריצ'לי, "אם לא נעשה שימוש בחשבון במשך תקופה ממושכת, סביר יותר שהוא ייפרץ."
אחד הגורמים לפריצה כזו של חשבונות ישנים ולא בשימוש הוא אישורי כניסה חלשים והיעדר אימות דו-שלבי. כמו כן ישנן סיסמאות משותפות לעיתים קרובות בין חשבונות, מה שיכול להוביל לכך שפריצה משירות אחד תשפיע על האבטחה של שירות אחר.
"הניתוח שלנו מראה שחשבונות לא פעילים פחות מוגנים לפחות פי 10 מחשבונות פעילים בהגדרת אימות דו-שלבי," הזהירה קריצ'לי. התוצאה הסופית היא שחשבונות לא פעילים הם הרבה יותר פגיעים מחשבונות פעילים.
שלושה צעדים שיש לנקוט עכשיו כדי למנוע את מחיקת חשבון הג'ימייל
עם כל זאת, אני מוכרח להודות שעולה בי חשד קל שבגוגל לקחו בחשבון – ולא במעט – את עלויות אחסון הנתונים עבור החברה כאשר החליטו על מחיקת החשבונות הלא-פעילים.
אם יש לכם רק חשבון גוגל אחד, אז הג'ימייל שלכם בטוח לחלוטין ממחיקה, בהנחה שהשתמשתם בו בשנתיים האחרונות. הבעיה היא רק עם אותם משתמשים שיש להם חשבונות מרובים או אולי כאלה שהוקמו אך ורק לאחסון תמונות או נתונים ולא ניגשו אליהם זמן רב או נשכחו לחלוטין. למרות שחשבון שנשכח עשוי להיראות חסר טעם לשמור עליו, הוא עשוי להכיל תוכן שתרצו לגשת אליו בעתיד.
מה גוגל מגדירה כפעילות בחשבון?
- קריאה או שליחה של אימייל.
- שיתוף תמונה או צפייה בסרטון YouTube בעת התחברות לחשבון הגוגל הרלוונטי.
- שימוש ב-Google Drive או בחיפוש דרך אותו חשבון.
עשיית כל אחד מהדברים הללו לפחות פעם בשנה אמורה להבטיח שהחשבון שלכם לא יימחק. פעולות אלו יכולות להיעשות בכל מכשיר, כיוון שזוהי מדיניות ספציפית לחשבון. אם עבר זמן מה מאז שניגשתם לחשבון, אני ממליץ בחום שתבצעו בדיקת אבטחה של חשבון גוגל כדי להבטיח שיש לכם את אמצעי האבטחה הנחוצים כדי להגן עליו.
כיצד לנהל חשבונות ג'ימייל מרובים במכשיר אחד?
מספר קוראים פנו אליי ושאלו כיצד הם יכולים לנהל בצורה הטובה ביותר חשבונות ג'ימייל מרובים במכשיר אחד. למרות שקל לקבל את כל האימיילים שלכם מחשבונות שונים לתיבת דואר נכנס אחת של ג'ימייל, מעבר פיזי מחשבון ג'ימייל אחד לאחר, עם תיבות דואר נכנס והגדרות נפרדות, הוא תהליך שונה לחלוטין. זה לא תהליך קשה במיוחד, אבל הוא דורש כמה צעדים נוספים כדי להגדיר אותו נכון.
לא משנה באיזה מכשיר אתם משתמשים כדי לגשת לתיבת הדואר הנכנס של הג'ימייל שלכם; התהליך לניהול חשבונות גוגל מרובים הוא זהה, עם הבדלים קלים במראה ממשק המשתמש. בגדול, יש ארבעה שלבים שתצטרכו לעקוב אחריהם.
- לחצו על האווטאר שלכם בפינה העליונה של כל שירות גוגל שאתם מחוברים אליו.
- בחרו באפשרות הוספת חשבון.
- בחרו חשבון קיים שברצונכם להוסיף – והתחברו. השלימו את כל דרישת האימות דו-שלבי והוסיפו מפתח מעבר לגישה מהירה יותר אם אתם רוצים.
- חזרו לאווטאר שלכם, ויהיה לכם יותר מחשבון אחד לבחור ממנו – וכעת תוכל לעבור על פי דרישה.
חזרו על השלבים האלה עבור כל חשבון שאתם רוצים שיהיו במכשיר שלכם. זה לוקח קצת זמן, אם יש לכם הרבה חשבונות אישיים, אבל זה שווה מאמץ קטן עכשיו, עבור קלות השימוש בעתיד. כאשר המעבר נעשה כל כך קל, סביר להניח שלעולם לא תיתפסו במדיניות החשבון הלא פעיל.
כדאי לציין שכל החשבונות שהוספתם כעת מחוברים ולכן פעילים, זה מה שהופך את המעבר ביניהם לכל כך פשוט. זה גם אומר שכל מי שיש לו גישה למכשיר שלכם יכול גם לגשת לכולם. לכן, ודאו שהמכשיר שלכם מאובטח כראוי בכל עת.
